Bürokratie entsteht nicht nur im Gesetz: IVSH-Bürokratiemonitor zeigt Schwachstellen der gesamten Regulierungskette

Neue EU-Regelungen erhalten von Unternehmen nur 2,29 von 10 Punkten für ihre Praxistauglichkeit. Verspätete Leitfäden, unklare Nachweise und zusätzliche Anforderungen aus Lieferketten verhindern wirksame Entlastung.

Solingen, 1. Oktober 2026. Bürokratische Belastungen entstehen nicht allein durch die Zahl gesetzlicher Vorschriften. Ein wesentlicher Teil des Aufwands entwickelt sich erst auf dem Weg von der politischen Entscheidung in die betriebliche Umsetzung. Zu diesem Ergebnis kommt der neue IVSH-Bürokratiemonitor 2026. Die Erhebung zeigt, wie verspätete Leitfäden, unklare Begriffe, fehlende Standardvorlagen, parallele Datensysteme und zusätzliche Anforderungen von Kunden und Plattformen die Belastung in den Unternehmen vervielfachen. 

87 Prozent der befragten Unternehmen bewerten ihre aktuelle Bürokratiebelastung als hoch oder sehr hoch. 97 Prozent berichten von gestiegenen Bürokratiekosten, 74 Prozent fühlen sich in ihrem unternehmerischen Handeln stark oder sehr stark gebremst. Besonders schwer wiegt die Verdrängungswirkung: 92 Prozent geben an, dass ihnen aufgrund bürokratischer Anforderungen weniger Zeit für Kerngeschäft, Aufträge, Entwicklung oder Innovation bleibt.

Regulierung ist beschlossen, aber noch nicht umsetzungsreif

Ein zentraler neuer Befund des Monitors betrifft die praktische Umsetzbarkeit europäischer Regulierung. Neue oder geänderte EU-Regelungen erhalten von den Unternehmen im Durchschnitt lediglich 2,29 von 10 Punkten für ihre Praxistauglichkeit. 84 Prozent vergeben höchstens drei Punkte, keine Bewertung liegt über fünf Punkten. Auch die Übergangsfristen erreichen im Durchschnitt nur 2,76 von 10 Punkten.  

Der IVSH sieht darin kein Argument gegen notwendige Verbraucher-, Umwelt- oder Produktschutzstandards. Vielmehr zeigen die Ergebnisse eine Lücke zwischen dem politischen Ziel und den tatsächlichen Voraussetzungen seiner Umsetzung. Eine Verordnung kann rechtlich bereits beschlossen sein, während zentrale Definitionen, verbindliche Auslegungshilfen, Prüfmethoden, Datenformate oder digitale Systeme noch fehlen. Für Unternehmen beginnt die Übergangsfrist damit häufig, bevor eine rechtssichere Umsetzung überhaupt möglich ist.  

„Regulierung darf nicht erst im Amtsblatt fertig sein. Sie ist erst fertig, wenn Unternehmen und Behörden sie rechtssicher, digital und mit verhältnismäßigem Aufwand anwenden können. Wer Leitfäden, technische Systeme und verbindliche Auslegungen erst während der Übergangsfrist bereitstellt, verkürzt den tatsächlich nutzbaren Umsetzungszeitraum und produziert vermeidbare Doppelarbeit“, erklärt Jan-Frederik Kremer, Geschäftsführer des IVSH.

Diese Einschätzung wird durch konkrete Ergebnisse gestützt: 87 Prozent nennen zu späte oder unklare Leitfäden als wesentliches Umsetzungsproblem. 89 Prozent sehen besondere Unklarheiten beim Umfang der erforderlichen Nachweise. 84 Prozent wünschen sich verbindliche Auslegungshilfen, 82 Prozent klare Vorgaben für KMU und 71 Prozent anerkannte Standardformulare, Vorlagen oder Templates.

Bürokratie kostet Zeit, Geld und Zukunft

Die Auswirkungen reichen weit über klassische Verwaltungskosten hinaus. Auf Basis der Antworten ergibt sich für 2026 eine rechnerische direkte Bürokratiebelastung von rund 1,9 Prozent des Jahresumsatzes. Erfasst sind dabei insbesondere Personal- und Arbeitszeit, externe Beratung, Prüfungen, Gebühren und technische Anpassungen. Nicht vollständig enthalten sind mittelbare Folgen wie verzögerte Produkteinführungen, aufgeschobene Investitionen oder entgangene Marktchancen. Die tatsächliche wirtschaftliche Wirkung liegt deshalb über dem ausgewiesenen Kostenanteil.

37 Prozent der Unternehmen nennen einen Bürokratieaufwand von mindestens zehn Stunden pro Person und Monat. Besonders betroffen sind die Verwaltung mit 92 Prozent, das Qualitätsmanagement und die Qualitätssicherung mit 66 Prozent sowie der Vertrieb mit 61 Prozent. Damit ist Bürokratie längst keine isolierte Verwaltungsaufgabe mehr. Sie greift unmittelbar in Qualitätsprozesse, Produktdaten, Kundenkommunikation, Lieferantensteuerung und Marktzugang ein.

Der entscheidende wirtschaftliche Schaden liegt jedoch in der Verdrängung produktiver Arbeit: 92 Prozent der Unternehmen berichten, dass ihnen weniger Zeit für Kerngeschäft, Aufträge, Entwicklung oder Innovation bleibt. 79 Prozent beobachten Frustration und Motivationsverlust, 71 Prozent eine Schmälerung des Betriebsergebnisses oder der Marge. Mehr als jedes zweite Unternehmen nennt höhere Produkt- oder Prozesskosten, 45 Prozent sehen eine sinkende Wettbewerbsfähigkeit. Bürokratie bindet damit gerade jene Fach- und Managementkapazitäten, die für Produktentwicklung, Digitalisierung, Investitionen und die Erschließung neuer Märkte benötigt werden.

„Die eigentlichen Kosten der Bürokratie stehen nicht vollständig auf einer Rechnung. Sie zeigen sich auch in Produkten, die später auf den Markt kommen, in Investitionen, die verschoben werden, und in Innovationsprojekten, für die im Tagesgeschäft die Kapazität fehlt. Jede unnötige Nachweisschleife bindet Zeit, Geld und Fachwissen, das den Unternehmen für ihre Zukunft fehlt“, erklärt Jan-Frederik Kremer.

Bürokratie wandert in die Lieferkette

Eine besondere, in der allgemeinen Bürokratiedebatte bislang zu wenig beachtete Entwicklung ist die Verlagerung regulatorischer Belastungen in Kunden- und Lieferketten. 85 Prozent der Unternehmen erleben zumindest gelegentlich zusätzliche Anforderungen von Kunden oder anderen Marktpartnern. 55 Prozent bewerten deren rechtliche Grundlage als eher oder völlig intransparent. Fast jedes zweite Unternehmen schätzt den dadurch entstehenden Aufwand sogar höher ein als den Aufwand unmittelbar gesetzlicher Anforderungen.

In der Praxis werden Lieferantenerklärungen, Materialdaten, Prüfberichte oder Nachhaltigkeitsinformationen häufig in unterschiedlichen Formaten mehrfach abgefragt. 61 Prozent berichten von wiederholten Datenabfragen in verschiedenen Formaten. 53 Prozent erhalten entsprechende Anfragen sogar dann, wenn für sie eigentlich eine KMU-Ausnahme vorgesehen ist. 45 Prozent erleben Anforderungen, deren Rechtsgrundlage für sie nicht erkennbar ist.

Damit können politische Vereinfachungen ihre Wirkung verlieren. Wird eine gesetzliche Pflicht für kleinere Unternehmen begrenzt oder gestrichen, verlangen größere Kunden, Plattformen oder Zertifizierungssysteme dieselben Informationen teilweise über Verträge, Fragebögen oder eigene Standards erneut. Die Belastung verschwindet dann nicht, sondern wandert lediglich zu einem anderen Akteur. Daher sind KMU-Ausnahmen auch kein in der Praxis wirksames Mittel.

„Eine KMU-Ausnahme auf dem Papier ist noch keine Entlastung im Betrieb. Wenn dieselben Daten anschließend von Kunden, Plattformen oder Zertifizierungssystemen erneut eingefordert werden, kehrt die Bürokratie durch die Hintertür zurück. Deshalb müssen wir künftig nicht nur neue Pflichten prüfen, sondern auch untersuchen, wohin sich Belastungen innerhalb der Regulierungskette verlagern“, so Jan-Frederik Kremer.

Mittelgroße Unternehmen besonders stark unter Druck

Der Monitor widerspricht zugleich der vereinfachten Annahme, dass grundsätzlich die kleinsten Unternehmen am stärksten belastet seien. Das deutlichste Belastungsmuster zeigt sich bei Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten. In dieser Gruppe bewerten 100 Prozent die aktuelle Belastung als hoch oder sehr hoch. 93 Prozent berichten von einer starken oder sehr starken Bremswirkung, ebenfalls 93 Prozent erleben EU-Regelungen häufig oder sehr häufig als nur eingeschränkt umsetzbar.

Diese Unternehmen sind häufig bereits international tätig, verfügen über umfangreiche Sortimente und komplexe Lieferketten, haben aber noch nicht die spezialisierten Rechts-, Compliance-, Daten- und IT-Strukturen großer Konzerne. Nach Auffassung des IVSH sollten KMU-Prüfungen deshalb nicht primär auf formale Beschäftigten- oder Umsatzschwellen abstellen. Einbezogen werden müssen auch Sortimentsbreite, Zahl der betroffenen Märkte, Komplexität der Lieferkette und Verfügbarkeit spezialisierter Fachressourcen.

Von der Folgenabschätzung zur Kontrolle der Regulierungskette

Aus den Ergebnissen leitet der IVSH einen grundlegenden Reformvorschlag ab: Statt Vorschriften nur zu Beginn des Gesetzgebungsverfahrens abstrakt zu bewerten, sollte die gesamte Regulierungskette kontrolliert werden. Dazu gehören der Rechtsakt selbst, Sekundärrecht und Leitlinien, technische Standards, Prüfmethoden, digitale Systeme, nationale Verfahren, Lieferkettenanforderungen und der spätere Vollzug.

Der IVSH schlägt dafür insbesondere vier verbindliche Instrumente vor:

1. Think-Small-First-Gate mit realem KMU-Praxistest

Neue Anforderungen müssen vor ihrer Anwendung anhand typischer Produkte, Sortimente, Lieferketten und Unternehmensprozesse getestet werden. Kritische Ergebnisse müssen Vereinfachungen, Schwellenwerte, Standardlösungen oder eine gestufte Anwendung auslösen.

2. Implementation Readiness Gate

Übergangsfristen sollten erst beginnen, wenn zentrale Definitionen, Sekundärrecht, Leitfäden, Prüfmethoden, Datenformate, Portale und behördliche Zuständigkeiten vollständig und belastbar vorliegen.

3. Burden Migration Test

Vor und nach einer Vereinfachung muss geprüft werden, ob Pflichten über nationale Verfahren, Plattformregeln, Verträge, Zertifizierungen oder Kundenfragebögen in die Lieferkette zurückkehren.

4. Verbindliche Wirkungskontrolle

Entlastung darf erst dann verbucht werden, wenn in den Unternehmen nachweisbar Kosten sinken, Zeit frei wird und Kapazitäten für Wertschöpfung, Investitionen und Innovation zurückgewonnen werden.

Ergänzend fordert der IVSH eine konsequente Umsetzung des Once-Only-Prinzips. Produkt-, Verpackungs-, Material- und Konformitätsdaten sollten einmal strukturiert erfasst und anschließend für unterschiedliche gesetzliche Zwecke rechtssicher wiederverwendet werden können. Neue digitale Systeme und der Digitale Produktpass schaffen nur dann Entlastung, wenn sie bestehende Meldungen tatsächlich ersetzen und nicht als zusätzliche Datenebene neben vorhandenen Portalen aufgebaut werden.

Vier Praxisfälle zeigen denselben strukturellen Fehler

Der Monitor untersucht die Probleme anhand von vier aktuellen Regulierungsfällen: dem EU-Garantielabel, der europäischen Verpackungsverordnung PPWR, der Produktsicherheitsverordnung GPSR und den neuen Vorgaben zu Umweltaussagen im Rahmen von EmpCo. Trotz unterschiedlicher Regelungsgegenstände zeigt sich in allen Fällen dasselbe Muster: Rechtliche Vorgaben, Auslegung, technische Werkzeuge, nationale Verfahren, Warenbestände und reale Unternehmensprozesse sind nicht ausreichend synchronisiert.  

Beim EU-Garantielabel traf die vorgesehene Kennzeichnung auf kleine Produkte, unverpackte Ware und dicht bestückte Verkaufsdisplays. Bei der PPWR laufen europäische Anforderungen, nationale Register- und Meldesysteme sowie zusätzliche Kundenanforderungen noch nicht durchgängig zusammen. Bei der GPSR entstehen Medienbrüche zwischen physischer und digitaler Produktinformation. Bei EmpCo führten offene Auslegungs- und Übergangsfragen zu vorsorglicher Übererfüllung und zusätzlichen Anforderungen entlang der Lieferkette.

Die Praxisfälle verdeutlichen, dass Regulierung nicht allein am idealtypischen Einzelfall erprobt werden darf. Sie muss vor ihrer Anwendung unter realen Bedingungen getestet werden, etwa anhand großer Sortimente, kleiner Produkte, bestehender Warenbestände, internationaler Lieferketten, unterschiedlicher Vertriebskanäle und tatsächlich genutzter IT-Systeme.

Nicht weniger Schutz, sondern bessere Regeln

Der IVSH-Bürokratiemonitor stellt die politischen Ziele von Verbraucher-, Umwelt-, Produkt- oder Arbeitsschutzregulierung ausdrücklich nicht infrage. Sein Kernanliegen lautet: Regulierung erreicht ihre Ziele nur, wenn sie klar, verhältnismäßig, rechtzeitig konkretisiert und unter realen betrieblichen Bedingungen umsetzbar ist.

„Bürokratieabbau darf nicht mit dem Abbau notwendiger Schutzstandards verwechselt werden. Gute Regulierung schützt wirksam und ist zugleich praktisch umsetzbar. Unser Vorschlag lautet deshalb: testen, bevor Pflichten flächendeckend greifen; konkretisieren, bevor Fristen laufen; Daten wiederverwenden, statt sie mehrfach abzufragen; und Entlastung erst dann verbuchen, wenn sie im Unternehmen messbar angekommen ist“, erklärt Jan-Frederik Kremer abschließend.

Die Erhebung 2026 stützt sich auf Antworten von mehr als 80 Prozent der IVSH-Mitgliedsunternehmen. Vertreten sind kleine und mittlere Unternehmen verschiedener Größen- und Umsatzklassen sowie größere Unternehmen mit nationalen und internationalen Liefer- und Absatzstrukturen. 55 Prozent der Antworten stammen aus Unternehmen mit 1 bis 49 Beschäftigten, 39 Prozent aus Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten und 5 Prozent aus größeren Unternehmen. Die Ergebnisse sind als deskriptives Bild der mittelständisch geprägten Schneid- und Haushaltswarenindustrie zu verstehen

Der IVSH-Bürokratiemonitor 2026 zum Download 

Über den IVSH

Der Industrieverband Schneid- und Haushaltwaren e. V. vertritt die Interessen der Hersteller von Schneidwaren, Bestecken, Kochgeschirr, Küchen- und Haushaltswaren. Der Verband begleitet nationale und europäische Regulierungsvorhaben und bringt die praktische Perspektive mittelständischer Unternehmen in politische und regulatorische Prozesse ein.